Dropbox para documentos en la nube - Journal Od I Government Documentation (2023)

No se puede abrir una revista sobre TIC sin encontrar la palabra 'nube' unas cuantas veces. Sin embargo, es un concepto vago para personas externas como los DIV. Sin embargo, también hay razones suficientes para que nuestro campo busque soluciones en la nube como el Dropbox que se analiza aquí.

No se puede abrir una revista sobre TIC sin encontrar la palabra 'nube' unas cuantas veces. Sin embargo, es un concepto vago para personas externas como los DIV. Sin embargo, también hay razones suficientes para que nuestro campo busque soluciones en la nube como el Dropbox que se analiza aquí.

La nube, ¿qué significa eso para los usuarios?
Una traducción literal de los términos en inglés del mundo de las TIC no siempre proporciona más información sobre lo que significa. Por ejemplo, la traducción de nube = nube no te lleva muy lejos. Es útil si sabe que la gente de TIC dibuja nubes en imágenes de arquitectura para cosas a las que se puede acceder a través de Internet. Esto puede ser equipo, pero también datos y software. La característica de la nube es que el usuario puede acceder al equipo, datos o software sin darse cuenta de que se trata de algo que no está en su propia computadora. Por ejemplo, el software en la nube se ejecuta como si los programas estuvieran en la PC local. Por ejemplo, los documentos se pueden recuperar o guardar como si estuvieran almacenados en la PC local, cuando en realidad no están en la PC local o en la red local, sino en el servidor en la nube del proveedor de datos. Ese centro de datos puede estar ubicado en otro lugar de los Países Bajos o en cualquier parte del mundo.

La nube para documentos
A primera vista, puede no parecer muy diferente al usuario si almacena documentos en una red local o en la nube. Después de todo, también puede compartir documentos en la red con otros. Si el almacenamiento tiene lugar en un DMS/RMA, la gestión de versiones y el archivo también se pueden organizar de forma ordenada. Aún así, la nube agrega algo con el software adecuado. Dicho software garantiza que pueda ver y editar documentos con cualquier dispositivo que esté conectado a su nube, sin tener que realizar ninguna acción de administración usted mismo. Por ejemplo, puede consultar rápidamente un último ajuste a un documento a través de su teléfono inteligente. Para ser claros, por documentos no solo me refiero a documentos de texto, sino también, por ejemplo, fotos, presentaciones y hojas de cálculo. El software de aplicaciones en la nube para la gestión de documentos aún está en desarrollo. Las soluciones se superponen en parte, pero no completamente. Algunos programas se centran principalmente en el almacenamiento y el acceso, otros más en la edición y el control de versiones. Muchos jugadores quieren obtener su parte de este mercado en crecimiento. Por ejemplo, Apple tiene su iCloud, Google incluye Google Drive y Google Docs y Microsoft Skydrive y Office 365. Dropbox es un nuevo jugador en este mercado con millones de instalaciones en todo el mundo. El almacenamiento básico de unos pocos gigabytes es gratuito con la mayoría de los reproductores. Debe pagar por el almacenamiento de cantidades más grandes o con más opciones.

buzón

Dropbox es una buena introducción a las posibilidades de la gestión de documentos basada en la nube debido a su simplicidad. Cada archivo que coloca en Dropbox se guarda automáticamente en la nube y también se envía a todas las computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes registrados. Los cambios se rastrean automáticamente a través de la gestión de versiones. De esta manera, nunca más tendrá que enviarse un archivo por correo electrónico. También es posible compartir Dropbox con los dispositivos de otras personas. Necesitan saber la dirección de correo electrónico y la contraseña de su Dropbox una vez. Si no desea compartir todos sus archivos, puede limitar el uso compartido a ciertas carpetas.
La mayoría de los administradores de red no están muy interesados ​​en permitir Dropbox en la red de su organización por ahora. Si un usuario no puede o no quiere instalar Dropbox, no se incluye el uso compartido directo. Sin embargo, todavía es posible compartir documentos fácilmente. Puede crear un enlace desde documentos o carpetas en su Dropbox e incluirlo en un correo electrónico. Dicho correo electrónico se envía muy rápidamente y, dado que solo se trata de un enlace, el tamaño del archivo no es un problema.

Dropbox en tu computadora
Cuando instala Dropbox en su computadora, se crea una carpeta para almacenar sus archivos. De forma predeterminada, esa carpeta está directamente debajo de sus datos de usuario en el mismo nivel que, por ejemplo, la carpeta 'Mis documentos' y 'Mis imágenes', pero si elige avanzado al instalar, también puede elegir cualquier otra ubicación. El comportamiento de la carpeta de Dropbox es el mismo que el de cualquier otra carpeta, con la gran diferencia de que si actualizas la carpeta con un nuevo archivo o versión de un archivo, los cambios también se guardarán en todos los demás dispositivos donde esté instalado tu Dropbox. haber puesto.

Tal solución es ideal para uso privado. Obtiene los beneficios de control de versiones y acceso universal de un DMS maduro sin la molestia de registrarse y similares.
Dropbox es tan simple que el recorrido que obtienes cuando lo instalas consta de solo cuatro pantallas de instrucciones. La captura de pantalla muestra la página de inicio de una página web de Dropbox. Su página web también es accesible a través de una conexión https segura.

Dropbox en otros dispositivos
Lo mejor de Dropbox es la sincronización automática de documentos en tantos dispositivos diferentes. Para dispositivos móviles, naturalmente comienza descargando la aplicación. Una vez instalado, proporcione su dirección de correo electrónico y contraseña de Dropbox. Dropbox hace el resto por ti.

Dropbox se diferencia de otros servicios en la nube en que los documentos no solo se almacenan en la nube, sino también en todos los dispositivos registrados. Esto es, por supuesto, una gran ventaja para un acceso rápido y universal. Esta ventaja tiene la desventaja de que hay una copia de un documento en cada dispositivo. Es cierto que las copias están correctamente sincronizadas, pero el hecho es que el control sobre quién puede o puede ver los documentos se vuelve menor si están presentes en varios dispositivos.
También es una opción para compartir una determinada carpeta con otros. Luego, solo obtienen información sobre lo que coloca en esa carpeta, sin tener que hacer que todo el sitio de Dropbox esté disponible o sin tener que excluir carpetas individuales en función de todo el Dropbox.

Dropbox en tu iPod

Dropbox y DMS/RMA
El mayor desafío de los documentos en soluciones en la nube como Dropbox es la gestión de archivos. Ya es difícil interceptar los documentos de archivo que se envían por correo electrónico para el DMS/RMA. Ahora está el desafío de los documentos que se comparten en la nube y están completamente ocultos a la vista del administrador de archivos. Esté especialmente alerta a esto con los archivos del proyecto. Ya experimenté que toda la colección de documentos para la construcción de un ayuntamiento estaba en la nube, incluida toda la correspondencia con arquitectos, contratistas y otras partes. Es todo un desafío convertir una colección digital de este tipo en un archivo gestionado posteriormente. La comodidad de este tipo de colecciones de documentos en la nube para el usuario es innegable, pero habrá que dejar claro desde el principio que la gestión de archivos también forma parte de un proyecto y que va más allá de una colección de carpetas en la nube.

Compartir una carpeta particular con otros

Conclusión
Los documentos en la nube con un paquete como Dropbox ofrecen tanto oportunidades como riesgos. Dropbox es una herramienta simple pero poderosa para almacenar documentos en la nube. Si comparte la nube con otros, también es una gran herramienta para la colaboración de documentos. Para las personas que trabajan en diferentes lugares y con diferentes dispositivos, esta es una solución que puede acabar con las preocupaciones sobre la versión correcta de un documento. Hay riesgos en la nube para archivar. Tarde o temprano su organización también tendrá que lidiar con documentos en la nube. Asegúrese de saber algo al respecto, para que sea un socio en la implementación de tales soluciones. Ciertamente afectan la gestión de registros de su organización.

Quizás en el futuro haya soluciones integradas reales para la gestión de archivos en la nube. Algunas organizaciones ya han iniciado esto con soluciones como Microsoft SharePoint, pero aún no se ha dicho ni escrito la última palabra al respecto. Hasta entonces, aconsejo a todos que al menos trabajen en privado con una herramienta como Dropbox. Esto evita una gran cantidad de correos electrónicos de ida y vuelta y la flotación de diferentes versiones de sus propios documentos.

Info@helder.com